Электронный документооборот (ЭДО) – это обмен между госорганами, юридическими и физическими лицами не бумажными копиями, а цифровыми документами. Причем электронный вариант имеет такую же юридическую силу, как и бумажный аналог. 

ЭДО актуален как для государственных организаций, так и для частных компаний. 

Виды электронного документооборота 

Электронный документооборот классифицируют по разным признакам. Например, в зависимости от того, с кем происходит взаимодействие, его делят на внутренний (внутри компании) и внешний (между разными организациями). 

Также ЭДО различают по назначению документов. Так, бухгалтерский ЭДО сконцентрирован на отчетах, счетах-фактурах, справках, договорах с клиентами, а кадровый – на контрактах, приказах о приеме на работу, трудовых книжках и др. 

Преимущества ЭДО 

• Повышается эффективность бизнес-процессов за счет ускорения обмена информацией между сотрудниками и учреждениями. Например, для передачи оригиналов по почте нужно от двух дней – при электронной системе адресат получает документы мгновенно. 

• Минимизация расходов достигается благодаря экономии на покупке бумаги, папок и иной канцелярии. Кроме того, не придется тратить деньги на курьерскую доставку документов или почтовые услуги. 

• Гарантированная безопасность. Система имеет несколько уровней защиты. 

• Не потребуется выделять место в архивах, где хранятся документы. На сервере могут безопасно располагаться тысячи файлов за разные промежутки времени. 

• Внедрение системы повышает экологическую ответственность бизнеса. 

Есть и другие полезные нюансы. Например, при электронном документообороте можно запустить поиск по ключевому слову – с бумажными документами так сделать не получится. Также при ЭДО видна вся история конкретного файла – кто и когда его создал, подписал, отправил.