Проблемные счета-фактуры: почему их не так просто отправить
Вы отгрузили товар, заполнили электронный счёт-фактуру, нажали «Отправить» — а документ завис в статусе «Ошибка». Покупатель не платит, пока не получит ЭСФ, а вы не понимаете, что сделали не так. Знакомо? Разбираемся по порядку: что это за документ, когда он нужен и почему даже простая отправка может сорваться.
Автор материала — эксперт Марина Рызабаева. Изложенные в статье выводы, оценки и рекомендации являются мнением автора.
ЭСФ ЗА 30 СЕКУНД
Что это: электронный счёт-фактура — документ о продаже, который видят вы, покупатель и налоговая.
Где выписывать: в информационной системе ЭСФ (esf.gov.kz) или через 1С с отправкой в ИС ЭСФ.
Чем подписывать: ключом ЭЦП ИП или уполномоченного лица.
Срок: не позднее 15 календарных дней после даты продажи.
Онлайн-открытие счёта для бизнеса
Используйте доступные возможности в несколько кликов
Зачем вообще нужна ЭСФ
Раньше счёт-фактура была бумажкой «для бухгалтерии». Сегодня ЭСФ — главный источник данных для налоговой. По ней система видит, кто кому что продал, на какую сумму и когда. Эти данные автоматически сравниваются с вашими декларациями, банковскими выписками и отчётностью покупателей.
Для покупателя ЭСФ — подтверждение покупки: без неё он не сможет взять НДС в зачёт, а иногда и подтвердить расходы. Поэтому крупные клиенты часто прямо говорят: «Нет ЭСФ — нет оплаты».
«Счёт-фактура, выписанный в электронной форме, заверяется посредством электронной цифровой подписи.»
— Налоговый кодекс РК, ст. 492
Когда ИП обязан выписывать ЭСФ
Если вы плательщик НДС — ЭСФ выписывается по каждой продаже. Если НДС вы не платите и работаете на упрощённой декларации, многие думают, что ЭСФ их не касается. Это главная ошибка новичков.
С 2026 года статья 208 Налогового кодекса прямо называет налогоплательщиков на упрощённой декларации среди тех, кто обязан выписывать ЭСФ. Не нужна она в основном тогда, когда покупатель рассчитался через чек ККМ, платёжный терминал, чек мобильного приложения или электронными деньгами.
Отдельно — импортные товары и товары, учтённые в модуле «Виртуальный склад». Здесь чек ККМ не освобождает. ЭСФ не нужна, только если вы продаёте физлицу для личного пользования или субъекту микропредпринимательства.
«Неплательщик НДС, в том числе налогоплательщик, применяющий СНР УД, обязан выписывать счёт-фактуру.»
— Разъяснение КГД МФ РК от 09.09.2025 (по импортированным товарам)
Пример. ИП на упрощёнке шьёт униформу. Ресторан (ТОО) заказал 20 комплектов и оплатил по счёту на банковский счёт — ЭСФ нужна. Покупательница зашла в цех, купила один фартук и оплатила через терминал — ЭСФ не нужна, достаточно чека.
Простое правило: продали компании или ИП по безналу — готовьте ЭСФ. Продали в розницу с чеком ККМ — скорее всего, не нужно, кроме импорта и товаров виртуального склада.
Где выписывать и как начать
Есть два основных способа. Первый — портал ИС ЭСФ (esf.gov.kz): заходите с ключом ЭЦП, заполняете форму вручную и отправляете. Подходит, если продаж немного. Второй — учётная программа, например 1С: документ формируется из накладной или акта и отправляется в ИС ЭСФ автоматически. Так меньше ручного ввода и, значит, меньше опечаток.
Чтобы начать, ИП нужно зарегистрироваться в ИС ЭСФ со своим ключом ЭЦП. Если счета-фактуры будет выписывать бухгалтер или менеджер, ему нужно выдать права в системе. Без этого его подпись ЭСФ не примет, даже если ключ действующий.
Совет: зарегистрируйтесь заранее, а не в день первой крупной продажи. Регистрация, ключи и права всегда занимают больше времени, чем кажется.
Почему ЭСФ «не отправляется»: частые ошибки
Нажать кнопку — половина дела. ЭСФ считается выписанной только после того, как система присвоит ей регистрационный номер.
«ЭСФ, которому не присвоен регистрационный номер, считается не выписанным.»
— Правила выписки ЭСФ, действующие с 01.01.2026
Статус «Ошибка», нет номера
В чём причина: Неверный БИН/ИИН покупателя, пустые обязательные поля, неправильная дата
Что делать: Сверить реквизиты с договором, исправить, отправить заново
Не подписывается
В чём причина: Истёк ключ ЭЦП, выбран не тот ключ или у сотрудника нет прав в ИС ЭСФ
Что делать: Перевыпустить ключ, проверить полномочия в системе
Не хватает остатка
В чём причина: Товар не оприходован или не совпадает код ТН ВЭД в «Виртуальном складе»
Что делать: Сверить остатки и коды, оприходовать товар
«Ожидает биометрии»
В чём причина: Система рисков требует подтвердить личность
Что делать: Пройти биометрическую идентификацию в срок
«Ожидает подтверждения получателя»
В чём причина: Исправленный или отозванный ЭСФ ждёт ответа покупателя
Что делать: Предупредить покупателя: у него 10 календарных дней
Выписка недоступна
В чём причина: Не исполнено уведомление налоговой
Что делать: Найти уведомление в кабинете и исполнить его
Ещё одна ловушка — сроки. ЭСФ нельзя выписать раньше даты продажи (кроме отдельных случаев) и нельзя опаздывать больше чем на 15 календарных дней. Опоздание — это нарушение, а для покупателя — лишний повод задержать оплату.
И наконец, исправления. Если ошиблись в сумме или количестве, выписывается исправленный ЭСФ. Если ошиблись в самом покупателе, исправить его нельзя: нужно отозвать документ и выписать новый.
Что будет, если ЭСФ не выписать
Кажется, что пропущенная ЭСФ — мелочь: товар отгружен, деньги получены. Но налоговая получает данные из нескольких источников сразу. Покупатель отразил покупку, банк — поступление денег, а ЭСФ от вас нет. Такое расхождение система находит автоматически, и в кабинет налогоплательщика приходит уведомление по итогам камерального контроля.
На ответ даётся 30 рабочих дней. Если его пропустить, выписку ЭСФ и расходные операции по банковскому счёту могут приостановить. Тогда вы не сможете ни выставить счёт-фактуру следующему клиенту, ни заплатить поставщику. Поэтому одну «забытую» ЭСФ проще выписать вовремя, чем потом объяснять.
«Большинство проблем с ЭСФ возникает не в момент отправки, а гораздо раньше: когда в справочнике неверный БИН, в договоре не та дата отгрузки, а ключ ЭЦП знает только один человек. Наведите порядок в этих трёх вещах — и половина ошибок исчезнет сама.»
Чек-лист перед отправкой ЭСФ
- ☐ БИН/ИИН и наименование покупателя совпадают с договором
- ☐ Дата продажи указана верно, 15 дней ещё не прошли
- ☐ Наименование, количество, цена и единицы измерения совпадают с накладной или актом
- ☐ Для импортного товара и товаров виртуального склада проверены остатки и коды
- ☐ Ключ ЭЦП действителен, у подписанта есть права в ИС ЭСФ
- ☐ После отправки ЭСФ получила регистрационный номер
Главное
ЭСФ — не формальность, а документ, по которому налоговая видит ваш бизнес. ИП на упрощёнке тоже часто обязан её выписывать. А ошибка в одной цифре или просроченный ключ могут остановить оплату от клиента. Проверяйте реквизиты до отправки, следите за статусом после неё — и счета-фактуры перестанут быть «проблемными».