Инкассация денежных средств: что это такое и зачем она нужна

Бизнес, который работает с наличными деньгами, регулярно сталкивается с необходимостью их доставки в банк. Однако транспортировка крупных сумм попросту небезопасна – гарантировать сохранность перевозимых средств помогут инкассаторские услуги.

Что такое инкассация?

Если объяснять простыми словами, инкассация денежных средств в РК – это охраняемая транспортировка денежной наличности в банк с последующим зачислением средств на расчетный счет предпринимателя. Инкассаторские услуги нужны не только для перевозки наличных денег – ими пользуются при транспортировке ценных бумаг, ювелирных изделий и других дорогих предметов.

Как делают инкассацию?

1. Инкассаторы прибывают на инкассаторском автомобиле к офису (торговой точке или другому обозначенному месту) в оговоренный день и время.
2. Кассир передает инкассаторам сумки с наличными деньгами. Сумки должны быть опечатаны. Обязательное условие – наличие сопроводительных документов. Инкассаторы погружают сумки в автомобиль и доставляют в банк.
3. Сотрудники банка пересчитывают деньги, проверяют, нет ли поддельных наличных. Если все купюры подлинные и сумма по факту совпадает с суммой, указанной в сопроводительных документах, средства зачисляются на расчетный счет компании.

Какие задачи решает инкассация?

Доставка денег из офиса компании в банк – не единственное, для чего нужна инкассация. Она решает и другие задачи:

1. Избавление от рисков, связанных с хранением крупных сумм.
2. Упрощение учета расходов и доходов, поскольку подсчет наличных происходит в банке. Контролировать приходные и расходные операции в таком случае гораздо проще.
3. Быстрое пополнение счета, поэтому проблемы с выплатой зарплаты и налогов, выполнением иных операций не возникнут.
4. Изымание наличные деньги из торговых аппаратов.
5. Транспортировка денежных средств из банка в офис компании – так происходит, если бизнесу срочно нужна наличность, когда предприниматель оформил кредит.
6. Перевозка денег между подразделениями и филиалами одной компании.

Требования к проведению инкассации

Инкассация осуществляется на специальных бронированных автомобилях. В этих машинах используется уникальная технология запирания дверей, а также установлены пуленепробиваемые стекла. Авто отличаются усиленной подвеской, которая рассчитана на высокие нагрузки (вес бронированного кузова, людей, перевозимых ценностей). Рядом с водителем монтируется переговорное устройство. В соответствии с правилами при следовании по маршруту водитель не может останавливаться, открывать двери, выходить и разговаривать с другими лицами. Поэтому, если инкассаторский автомобиль останавливают сотрудники госавтоинспекции, коммуникация происходит через переговорное устройство. Инкассаторы не работают в одиночку – только в бригадах, которые включают несколько специалистов и водителя. Сопровождающие водителя сотрудники получают бронежилеты и другие средства защиты, а для связи используются рации. Инкассаторская служба строго подчиняется правилам, например, она не может отклониться от маршрута.

Однако и представители компаний, в которых проводится инкассация, должны создать для инкассаторов оговоренные условия работы:

1. Свободный проезд для инкассаторской машины к главному входу или запасному выходу.
2. Свободное перемещение для инкассаторов внутри офиса или торгового объекта. Специалисты перемещаются в сопровождении службы охраны или уполномоченного сотрудника организации.
3. Качественное освещение на всем пути следования инкассаторов – от входа до кассы.
4. Отдельное помещение, где происходит передача денег. Там должна быть дверь, которая запирается изнутри. Не на всех объектах такая комната есть – тогда при передаче ценностей на время работы инкассаторов торговая точка закрывается.

Требования к проведению инкассации закреплены на законодательном уровне, также они дублируются в договоре об оказании инкассаторских услуг.

Разновидности инкассации

Описанная схема актуальна в случае, если предприниматель сотрудничает с инкассаторской службой (у нее должна быть соответствующая лицензия) или банком, в котором открыт счет.

Например, инкассаторские услуги оказывает банк ЦентрКредит. Сотрудники доставляют ценности, хранят их и сопровождают материально ответственных лиц. Банк предлагает удобный график обслуживания клиентов, выполняет страхование перевозимых ценностей, что уменьшает потенциальные риски.

Существует и самоинкассация, при которой предприниматель сам доставляет наличность в банк или зачисляет деньги на счет через бизнес-карту в терминалах самообслуживания. Этот вариант безопасен, если бизнесмен работает с небольшими суммами.

Инкассация наличных денежных средств обеспечивает безопасную перевозку ценностей и оперативное зачисление наличных на счет. Она позволяет эффективно использовать рабочее время. Уполномоченному сотруднику или руководителю не придется посещать банк и отвлекаться от профильных бизнес-процессов – для передачи инкассаторам наличных или иных ценностей достаточно 10 минут.