Процесс движения документации – это документооборот. Определение описывает все этапы работы с документом – от его создания до передачи в архив. Документооборот осуществляется в соответствии с Правилами, утвержденными Правительством РК. Ключевые цели – обеспечить точную передачу информации между всеми сторонами бизнес-процессов и ускорить принятие решений.
Термин документооборот применяется не только в производстве, но в и отдельных сферах деятельности – в первую очередь в бухучете.
Виды документооборота
Документооборот классифицируют с учетом сферы применения (кадровый, управленческий, бухгалтерский). Документооборот в бухгалтерском учете включает такие этапы, как прием документов, их регистрация, контроль за правильностью оформления и др.
Онлайн-открытие счёта для бизнеса
Используйте доступные возможности
в несколько кликов
Существует деление по отношению между участниками. Так, документооборот может быть:
Внутренним – между сотрудниками одной компании.
Внешним – между различными компаниями. Например, документы, которые отправляют партнерам, поставщикам, клиентам.
С госорганами – между компанией и государственными организациями (например, с налоговой или соцзащитой).
Однако чаще всего документоооборот классифицируют по способу обмена данными. Он может быть бумажным или электронным. В первом случае бумажные документы создаются в письменной форме, во втором работают с электронными версиями.
Электронные документы тоже нуждаются в подписи. Для этого руководитель или иное ответственное лицо использует цифровую подпись. Электронный подписанный документ имеет такую же силу, как и бумажный.
Электронный документооборот ускоряет бизнес-процессы и оптимизирует их, сокращает затраты, делает путь документа прозрачным.