Когда всё под контролем. Как избежать кассового разрыва в бизнесе

Допустим, клиент вашей компании сделал заказ, например, изготовить мебель для офиса. Вы закупили материалы и изготовили столы, стеллажи, шкафы. Клиент заказом доволен, деньги за него переведёт через неделю. Но сегодня на вашем счету ноль — вы не можете заплатить за аренду цеха и выдать сотрудникам зарплату. Это и называют кассовым разрывом.

Временный дефицит. Что такое кассовый разрыв

Кассовый разрыв в бизнесе — это временная нехватка средств для закрытия текущих потребностей (оплата аренды, перечисление зарплаты, приобретение сырья и расходников, налоги). Такая ситуация возникает, когда по документам вы заработали деньги (выполнили заказ), но по факту эти деньги на ваш счёт ещё не поступили.

Среди наиболее распространённых причин временной нехватки средств — неэффективное финансовое управление, избыток запасов продукции на складе, увеличение дебиторской задолженности, ошибочная инвестиционная стратегия.

От кассового разрыва не застрахован ни один бизнес. Однако регулярные разрывы — негативный признак и повод пересмотреть расходы, а также проанализировать финансовую ситуацию.

Чем опасен регулярный кассовый разрыв

Если ситуация повторяется регулярно, она может привести к серьёзным последствиям для бизнеса:

• Уменьшение продаж и, как следствие, снижение дохода.
• Репутационные риски.
• Конфликтные ситуации с поставщиками, которые не получают оплату вовремя.
• Задержки на производстве.
• Напряжённость в коллективе.
• Утечка кадров.
• Штрафы.
• Долги.
• Банкротство.

Риски на минимум. Как избежать кассовых разрывов

Минимизировать риски кассового разрыва — значит обеспечить стабильность бизнес-процессов. Что делать, чтобы не допустить опасной ситуации?

1. Проанализируйте расходы

Если вы тратите на покупку сырья, обучение персонала, проведение исследований, вкладываетесь в рекламу, то вы развиваете бизнес. Но есть и другие расходы, которые не способствуют росту, а тормозят его. Их нужно пересмотреть и по возможности сократить.

Изучите и долги. Если долгов несколько, отсортируйте их по важности и срочности. В первую очередь гасите обязательства, по которым уже есть просрочки и начисляется пеня.

2. Приоритизируйте платежи

Все платежи удобно делить на две категории: обязательные (их нельзя отложить или перенести) и необязательные. Необязательные оплаты можно и нужно переносить, если вероятен кассовый разрыв.

3. Проведите аудит дебиторской задолженности и запасов

Понятие дебиторской задолженности объединяет деньги и товары, которые вам должны другие лица. Например, клиент сделал заказ, но ещё не оплатил его. Важно постараться свести подобные ситуации к минимуму — в одних случаях достаточно договорённости с контрагентом и изменения условий договора, в других случаях не обойтись без судебных разбирательств.

Среди других инструментов — введение штрафов за просроченные платежи, скидки за предоплату, напоминания о предстоящих оплатах.

Пересмотрите и свою программу лояльности — действительно ли условия по отсрочке платежа, которые вы предлагаете клиентам, выгодны для вас? Допустим, клиенты рассчитываются с вами до 15-го числа — и большинство из них ждёт именно последнего дня. А зарплату вы выплачиваете 10-го числа. Чтобы в спешке не искать деньги для сотрудников, перенесите дату выплат для клиентов, скажем, на 5-е число.

Ещё один источник «замороженных» доходов — запасы на складе. Если оказывается, что на складах скопилось много товара, нужно подумать, почему так случилось. Например, упали продажи. Логично разработать стратегию по их повышению. Проведите акцию или предложите товары со скидкой. Это принесёт деньги и позволит избежать банкротства.

4. Введите предоплату

Предоплата — удобный инструмент, который снижает финансовые риски, подтверждает серьёзность намерений клиента и защищает бизнес от убытков, если покупатель решил отменить заказ.

Этот способ получения оплаты особенно оправдан, если проект долгосрочный — «растянут» во времени (ремонтные работы, организация мероприятий, строительство, разработка сайтов, создание товаров под заказ).

На сумму предоплаты вы можете закупить сырьё и выполнить текущие платежи.

5. Работайте с платёжным календарём

Он нужен для эффективного финансового планирования. Календарь обычно составляют на месяц. В нём учитывают все поступления и расходы, что позволяет руководителю объективно оценить платёжеспособность бизнеса.

Также платёжный календарь даёт возможность выявить периоды, в которые высок риск кассового разрыва. У вас получится своевременно принять меры. Например, перенести некоторые платежи, получить отсрочку по выплате долга или договориться с клиентами о более ранних сроках расчётов.

6. Используйте средства автоматизации

Подсчёт доходов и расходов «по старинке» — на бумаге — уступает современным программам и сервисам, поскольку есть вероятность допустить ошибку или не учесть важные траты. Специализированные ресурсы выполняют расчёты автоматически, включают в отчёты запланированные платежи, интегрируются с дистанционными системами банков и «подтягивают» данные из них.

7. Создайте резерв

Подушка безопасности поможет пережить кризисный период с минимальными потерями. Оптимально, если у вас получится сформировать резерв, которого будет достаточно для нормальной работы компании в течение 3–6 месяцев.

При формировании подушки безопасности не забывайте о диверсификации — распределении инвестиций по разным активам. Например, держите средства «про запас» на разных счетах и в разных валютах, покупайте не только акции, но и облигации, пользуйтесь возможностями банковских вкладов.

Эффективный способ исключения кассового разрыва — увеличение дохода. Этого можно добиться разными способами: сдавать в аренду простаивающие склады, офисы и оборудование, не только продавать товар, но и оказывать сопутствующие услуги, реализовывать программы лояльности для постоянных клиентов.

Здесь и сейчас. Что делать при кассовом разрыве

Мы узнали, что делать, чтобы не допустить кассового разрыва. Но как быть, если он уже возник? Исправить ситуацию поможет:

Отсрочка платежа

Договоритесь с партнёрами о том, что проведёте оплату позже. Порой бизнесу нужно выиграть всего пару дней, чтобы остаться на плаву. Да и наличие партнёров, которые поддержат в непростой ситуации, — отличное психологическое подспорье.

Благодаря отсрочке вы сможете оставить на счёте больше денег для решения текущих задач, не терпящих отлагательств.

Заёмные средства

Не каждый предприниматель в сложной ситуации рискнёт оформлять кредит. Да и это не всегда быстрый процесс. Но можно воспользоваться другим решением, например, кредитным лимитом на счёт в Банке ЦентрКредит.

Кредитный лимит для бизнеса — это одобренная банком сумма, которую компания может использовать, даже если собственных денег на счёте недостаточно. Инструмент позволяет выполнять платежи, когда это нужно предпринимателю. Лимит ориентирован не только на устранение кассового разрыва, но также на пополнение оборотных средств и сезонные закупки.

Это возможность эффективно закрыть текущие потребности на выгодных условиях:

• Оформляйте кредитный лимит без залога всего за 20 минут, с минимальным пакетом документов и без сложных графиков платежей.
• Оптимизируйте издержки за счёт отсутствия комиссии. Стоимость обслуживания — 0 тенге.
• Погашайте долг в течение 30 дней — это льготный период с минимальной переплатой.
• Повышайте лимит при необходимости.
• Платите проценты не за всю сумму, а только за ту часть, которую вы израсходовали.
• Удобно управляйте деньгами в приложении bcc.kz.

Открыть кредитный лимит на счёт можно онлайн в приложении или в отделении банка. Программа подходит для представителей малого, среднего и крупного бизнеса, в том числе для ИП и ТОО.

Только не это. Как делать нельзя

Кассовый разрыв — неприятная ситуация, сопряжённая с повышенным уровнем стресса. Однако хаотичные, необдуманные действия в подобной ситуации приведут к ошибкам. Если вы столкнулись с кассовым разрывом, не стоит:

• Повышать цены. Это создаст дополнительные трудности с покупателями и партнёрами, а значит, только ухудшит положение.
• Продавать основные средства. Да, вы получите деньги на выполнение платежей «здесь и сейчас», но лишитесь инструмента для зарабатывания в остальное время.
• Останавливать операционные процессы. Часто при кассовом разрыве предприниматели в панике прекращают работу отдела маркетинга. Но это приводит к снижению узнаваемости товара и бренда в целом, падению продаж.

Даже если вы составили идеальный финансовый план и продумали всё до мелочей, полностью исключить риск кассовых разрывов невозможно из-за форс-мажорных ситуаций, которые не получится контролировать.

Но минимизировать риски можно, если грамотно подойти к вопросу и не пренебрегать помощью партнёров и банка.