Протокол – это документ, в котором отражается ход обсуждения вопросов, а также принятые на конференциях и заседаниях решения. 

Виды протоколов 

Условно они разделяются на два вида: 

1. Полный. В нем должны быть записаны все выступления на собрании. 

2. Краткий. Кроме фамилий докладчиков, в нем фиксируются вопросы, которые были обсуждены, а также принятые по ним решения. Краткая форма ведется на оперативных заседаниях, когда важна не детализация обсуждения, а принятое решение. Ход собрания может стенографироваться, в таком случае стенограмму следует использовать как приложение к протоколу.  

Правила составления протокола 

Оформление и составление протокола регламентируется 4-м параграфом Типовых правил документирования и управления документацией Республики Казахстан. Документ приобретает юридическую силу, если на нем есть следующие реквизиты: 

• Наименование вида документа. 

• Изображение Государственного герба РК либо товарного знака, логотипа, эмблемы. 

• Отметка о согласовании (если требуется). 

• Место составления. 

• Дата заседания, его номер, который проставляется за делопроизводственный год. 

• Наименование организации, которой принадлежит авторство документа. 

• Заглавие. 

• Гриф утверждения (если требуется). 

• Текст вводной и основной части. 

• Отметка об исполнении документа. 

• Отметка о согласовании. 

• Подпись.  

Для оформления протокола можно использовать бланки, изготовленные типографским способом, а также общие бланки формата А4. Подписание протокола осуществляется председателем и секретарем. Если на заседании присутствует президиум, то должны стоять подписи не только председателя и секретаря, но и членов президиума.  

Ведение протокола 

Обычно документ ведется секретарем или помощником руководителя. При их отсутствии разрешается назначение ответственного лица перед началом заседания. При оформлении выписки требуется подпись только секретаря, который также составляет заверительную надпись. В ней указываются: слово «Верно», должность заверившего выписку лица, его подпись, ФИО и дата. При предоставлении выписки протокола в стороннюю организацию, необходимо его заверение печатью (при ее наличии).