Google Sheets-те шығын есебін жүргізу жолы: тәжірибелі қолданушылардың хикаялары

Бюджетті жүргізу — тек кестелер мен сандар ғана емес, бұл біздің өмір салтымыздың, мақсаттарымыздың және әдеттеріміздің көрінісі. 

Неліктен дәл Google Sheets? Бұл — Google ұсынған тегін әрі ыңғайлы онлайн-сервис, ол тікелей браузерде немесе телефонда жұмыс істейді. Деректер автоматты түрде бұлтта сақталады, барлық құрылғыда синхрондалады, ал кестелерді басқалармен оңай бөлісуге болады. Шығын есебін жүргізуге арналған қолданбаларға қарағанда Google Sheets икемдірек: кестені өзіңізге ыңғайлап жасауға, формулалар мен графиктерді қосуға, сондай-ақ визуализацияны қолдануға болады.

Біз бірнеше жыл бойы Google Sheets-те шығын есебін жүргізіп жүрген жас кәсіпқойлармен сөйлестік және олардың ақшаға деген көзқарасы қалай өзгергенін білдік.

Мұнда кестелердің пайдалы шаблондары ұсынылған.

Әйгерімнің хикаясы, 24 жаста: «Уайым азайды»

Әйгерім шетелде білім беру саласында жұмыс істейді. Үш жыл бұрын ол шығынын жазып отыруды бастады. Бұған түрткі болған алғашқы белгі — ақшаның су сияқты ағып, қолда тұрмай қалуы. Айдың ортасында жалақы таусылып, келесі айлыққа дейін әлі бірнеше апта қалатын.

Бастапқыда ол бәрін дәптерге жазып жүрді, бірақ уақыт өте келе Google Sheets-ке көшті. Енді оның жүйесі нақты: әр жоба мен карта бойынша кіріс, міндетті шығын (пәтер, коммуналдық төлемдер), содан кейін — тамақ, ойын-сауық, шопинг, сұлулық және денсаулық.

«Мен шығынды екі күн сайын енгізуге тырысамын, бұл шамамен 20 минут уақытымды алады. Егер бір күн өткізіп жіберсем, кейін өзімді мәжбүрлеуге тура келеді, сондықтан бәрін бірден жазып отыру әлдеқайда ыңғайлы», — дейді Әйгерім.

Басты нәтиже — тыныштық. «Мен сауда жасауға саналы қарай бастадым және ақша барлық қажетті шығынды жабатынын түсінемін. Бұл тұрақтылық сезімі көп көмектеседі». Жүйенің арқасында Әйгерім саяхат пен білім алуға ақша жинап, жинақ ақшасын шамамен 30%-ға арттырды.

Аяжанның хикаясы, 26 жаста: «Мен ысырапшылмын, бірақ аналитика қажет»

Аяжан деректер аналитигі болып жұмыс істейді және әрдайым есептеуді жақсы көрген. Бастапқы түрткі қиын кезең болды: бір уақытта ипотека мен жалға алу, коммуналдық қызметтер ақысын төлеу және күнделікті өмірге қосымша табыс табу қажет еді. Ол бюджетін CoinKeeper қолданбасында жүргізе бастады, кейін Excel мен Google Sheets-ке көшті. 

Аяжанның айтуынша, Google Sheets ыңғайлырақ болып шықты: формулаларды және визуализацияны өзіңіз теңшей аласыз, дайын үлгілерге бейімделудің қажеті жоқ.

Оның кестесі өте егжей-тегжейлі: сегіз санат пен шамамен 30 ішкі санаттан тұрады. Мысалы, автокөлікке жұмсалған шығынға бензин, көлік жуу, сақтандыру, бөлшектерді ауыстыру және тұрақ ақысы кіреді. Көрнекілік үшін Аяжан шартты форматтауды қолданады: «Егер мен лимиттен асып кетсем, ұяшық қызыл болады. Лимитке жақындасам, ұяшық сары-қызғылт түске боялады. Солай бақылау оңайырақ».

Аяжан кестені кейде сауда жасаған соң бірден, кейде аптасына бір рет банк қолданбаларынан алынған деректер бойынша телефоннан толтырады. Күніне шамамен 10 минут кетеді.

«Мен әлі де көп ақша жұмсаймын, — деп күледі ол. — Бірақ кесте ақша қайда кететінін түсінуге көмектеседі. Осылай мен демалысқа шығуға немесе достарыма үлкен сыйлық жасауға мүмкіндігім бар-жоғын анықтай аламын».

Соңғы жылдар ішінде Аяжан үйін жөндетіп, көлік сатып алып, 20 елге саяхат жасады және жинақ ақшасын 200%-ға арттырды.

Несібелінің хикаясы: «Ақша жұмсағаным үшін өзімді кінәлі сезінбеймін»

Несібелі британиялық КЕҰ-да кеңесші болып жұмыс істейді және қазіргі уақытта Албанияда тұрады. Ол шығын есебін алғашқы жалақысынан бастап жүргізген, бірақ Google Sheets-ке шамамен бір жарым жыл бұрын көшкен.

Оның жүйесі қарапайым: небәрі екі парақ — біреуі шығынға, екіншісі жалпы жинақ ақшаға арналған. «Мен ондаған санатқа бөлмей, қиындатпауға тырысамын: жалға алу, азық-түлік, демалыс және тағы бірнеше негізгі тармақ көрсетіледі», — дейді ол.

Дегенмен Несібелі кестені тұрақты түрде толтырмайды: 2-3 айда бір рет, көбінесе демалыс күндері толтырады. Бірнеше айлық деректер жиналған болса, оған төрт сағатқа дейін уақыт кетуі мүмкін.

Бір қызығы, оның шығынға деген көзқарасы өзгермеген. «Мен бұрынғыдай ақша жұмсаймын, бірақ енді өзімді кінәлі сезінбеймін. Бұл ақшаның демалысқа немесе кафеге арналғанын білетіндіктен, жаным тыныш», — дейді Несібелі.

Меруерттің хикаясы, 27 жаста: «Кредитті жауып, саналы бола түстім»

Меруерт өнім аналитигі болып жұмыс істейді. Шығын есебін жүргізуге өз бетінше өмір сүре бастауы түрткі болды: ипотека, кредит, коммуналдық төлемдер — жалақыны айдың соңына дейін жететіндей етіп бөлу керек болды.

Ол Google Sheets-ті 2021 жылдан бастап қолданады, бірақ тұрақты түрде жүргізбейді. «Егер нақты мақсатым болмаса, тоқтатуым мүмкін. Бірақ жоба пайда болса, мысалы, жөндеу немесе саяхат — кестені қайта ашамын», — дейді Меруерт.

Оның кестесі қарапайым: шығын атауы, сомасы, күні, жанында жоспар және дерек. Форс-мажор шығынын Меруерт белгілі бір түспен ерекшелейді. Санаттар да міндетті (ипотека, тамақ, көлік, терапия) және міндетті емес (қалғандары) болып бөлінеді.

«Кем дегенде 5% бөлуге тырысамын. Сонымен қатар импульсивті түрде сауда жасау әлдеқайда азайғанын байқадым: су бөтелкесін сатып алмайтын болдым, кофені үйде дайындаймын, ұсақ-түйекке аз жұмсаймын», — дейді ол.

Екі жыл ішінде Меруерт кредиттерін мерзімінен бұрын өтеп, ипотеканың бір бөлігін төлеп, ірі шығынды жеңіл еңсерді.

Кейіпкерлердің өмірі қалай өзгерді: сандар мен деректер

Кейіпкерлеріміздің әрқайсысы Google Sheets-те шығын есебін жүргізу олардың қаржысына және ақшаға деген көзқарасына әсер еткенін атап өтті. Міне, бірнеше көрнекі нәтиже:

Әйгерім

Бұрын: айдың ортасында ақша таусылып, жалақыны күту уайым тудыратын.

Қазір: жинақ ақша шамамен 30%-ға өсті, саяхатқа және оқуға қаражат пайда болды.

Аяжан

Бұрын: жалақының көбі ипотекаға, жалға алуға және коммуналдық төлемдерге кетіп, қалғанын қосымша табыс өтейтін.

Қазір: жөндеуге және көлікке ақша жинады, 20 елге саяхаттады, жинақ ақшасы 200%-ға өсті.

Несібелі

Бұрын: шығын ретсіз болып көрінетін, сауда жасағаны үшін өзін кінәлі сезінетін.

Қазір: шығын көлемі өзгермегенімен, бақылау және тыныштық сезімі пайда болды, әсіресе демалысқа және кафелерге жұмсалған шығындарда.

Меруерт

Бұрын: кредит, ипотека және ұсақ импульсивті шығын (су, кофе, ұсақ-түйек).

Қазір: кредиттерін мерзімінен бұрын жауып, ипотеканың бір бөлігін төлеп, импульсивті шығынын 20-25%-ға азайтты, кірісінің кем дегенде 5%-ын жинай бастады.

Кейіпкерлеріміздің тәжірибесін қорытындылайтын болсақ:

• Орташа есеппен импульсивті шығынның төрттен бірін қысқартуға болады.
• Кейіпкерлердің барлығы дерлік уайымның азайғанын және ақшаны бақылау сезімінің пайда болғанын атап өтті.

Кеңестер: Google Sheets-те бюджетті оңай жүргізу жолдары

1. Қарапайымнан бастаңыз

Барлығын бірден қамтуға тырыспаңыз. Үш баған жеткілікті: күні, сомасы, санаты. Уақыт өте келе нақты не жетіспейтінін түсініп, жаңа бағандар қоса аласыз.

2. Негізгі санаттарды анықтаңыз

Шығынды тым бөлшектемеңіз. 5–7 негізгі санаттан бастаған дұрыс (тұрғын үй, тамақ, көлік, ойын-сауық, шопинг, денсаулық, жинақ ақша). Осылайша кесте тым толып кетпей, талдау түсінікті болады.

3. Тұрақты түрде толтырыңыз

Апта ішінде жұмсалған барлық шығынды кейін есіңізге түсіруге тырысқаннан гөрі бір-екі сауданы төлемнен кейін бірден енгізу әлдеқайда оңай. Үлгермесеңіз де, аптасына бір кешті кесте толтыруға арнаған дұрыс.

4. Жеке және «жобаға арналған» шығынды бөліңіз

Кейбір кейіпкерлер жөндеу, саяхат немесе ірі сауда үшін бөлек парақ жасайды. Бұл ыңғайлы: нақты жобаға қанша кеткенін білуге болады және күнделікті шығынмен шатастырмайсыз.

5. Есепті кез келген құрылғыдан жүргізіңіз

Google Sheets автоматты түрде синхрондалады. Бірреттік сауданы телефоннан енгізіп, кешке қарай ноутбукта жалпы кестені қарауға болады.

6. Түстер мен белгілерді қолданыңыз

Тіпті қарапайым түспен ерекшелеу немесе санаттарға әртүрлі реңк беру кестені көрнекі етеді. Бұл қай жерде көп шығын кеткенін жылдам көруге көмектеседі.

7. Мақсат қойыңыз

Кесте тек бақылау үшін ғана емес, мотивация үшін де қажет. Нақты мақсатты жазыңыз (мысалы, «жазғы демалыс» немесе «300 000 теңге көлемінде қауіпсіздік жастығы»). Прогресті көру жағымды әсер береді және жалғастыруға шабыттандырады.

Кейіпкерлердің лайфхактары

• Әйгерім: «Дереу жазған дұрыс, сонда аз уақыт кетеді».
• Аяжан: «Дүкенде сауданы бөліп жасаймын: азық-түлік бөлек, тұрмыстық химия бөлек. Солай нақты шығынды көру жеңіл».
• Несібелі: «Тым көп санатқа бөлмеймін, әйтпесе кестені жүргізуге ынта жоғалады».
• Меруерт: «Тіпті сома аз болып көрінсе де, әрдайым кірісімнің кем дегенде 5%-ын жинаймын».

Басты ереже: өзіңізді шамадан тыс жүктемеңіз. Кесте қосымша міндетке айналмай, сізге көмектесуі қажет.